Herkenbaarheid is uiterst belangrijk als je een blijvende indruk wil nalaten bij je klanten. Elke vorm van bedrijfscommunicatie – van mailing tot socialmediapost – moet een belletje doen rinkelen. Tja, makkelijker gezegd dan gedaan. Want daarvoor moet je natuurlijk heel consistent te werk gaan. Een redactionele stijlgids helpt je op weg. Daarin leg je een tekstuele huisstijl vast waaraan alle medewerkers zich aan moeten houden. Geen idee welke onderdelen aan bod moeten komen? We sommen vijf onmisbare ingrediënten op en serveren je enkele behapbare stijlgidstips.
Omschrijf je lezer in je stijlgids
Een financieel adviseur val je niet lastig met vragen over je ‘spaarcentjes’ en een vijfjarig kind heeft geen baat bij woorden zoals ‘inflatie’ en ‘dividenden’. Een luchtige woordspeling past in interne nieuwsbrieven, maar filter je beter weg in een officiële klantenmailing. Je voelt ‘m al aankomen: bij de opstelling van een stijlgids is het bepalen van je doelpubliek cruciaal. De lezer bepaalt namelijk volledig hoe en wat je schrijft. Of je een afstandelijke ‘u’ of een familiaire ‘je’ gebruikt. Of een verkleinwoordje gepast is. Of complexe zinsstructuren met gespecialiseerd vakjargon en technisch ambtenarees de norm zijn. Of net korte zinnen. Of Engelse woorden een absolute no-go zijn of juist met open armen ontvangen worden.
Beschrijf in je stijlgids een stereotiepe lezer en hou die tijdens het schrijfproces altijd in je achterhoofd. Beeld je in dat hij of zij naast je zit en voortdurend over je schouder meeleest. Over welke woorden of zinsconstructies zou die stereotiepe lezer struikelen? Welke alinea’s zouden hem of haar vervelen? En waar zou hij of zij net meer over willen weten?
Bepaal je doel in je stijlgids
Doelpubliek? Check. Maar wat ben je concreet van plan met die lezers? Wil je hen informeren? Dan hou je je woordkeuze beter to the point. Ga naar de essentie, om het op z’n ZINNIGs te zeggen. Een eenvoudige, begrijpelijke tekst zonder overbodige tralala’s. Als het maar duidelijk is. Wil je je lezer daarentegen overtuigen om actie te ondernemen? Dan mag er al eens een wervend adjectief in je tekst sluipen. Superlatieven en geestige kwinkslagen zorgen dat je boodschap blijft hangen. Bepaal in je stijlgids het specifieke doel dat je met je tekst voor ogen hebt. En pas je woordkeuzes, zinsconstructies en tekststructuur daarop aan.
Kies voor consistente notaties in je stijlgids
Niets zo vervelend als inconsistente uuraanduidingen. “De expo is geopend van 08.30 uur tot 16u30. Om 9u. komt de kunstenaar zelf even langs voor een woordje uitleg.” Onze nekharen gaan spontaan recht overeind staan. Nog zo’n klassieker: “Keizer Augustus leefde van 63 voor Christus tot 14 n.Chr.” Een schoonheidsfoutje, dat nochtans heel eenvoudig vermeden kon worden. Leg in je stijlgids concrete afspraken vast in verband met dergelijke notities. En vooral: pas die ook consistent toe. Het oogt professioneler en veegt verwarring van de baan. Dat geldt trouwens ook voor functietitels (algemeen directeur of Algemeen Directeur), rangtelwoorden (derde, 3de of 3e), data en prijsaanduidingen.
Leg taalafspraken vast in je stijlgids
Van Dale en woordenlijst.org zijn je beste vrienden op het vlak van spelling en grammatica. Al staat het je als bedrijf natuurlijk vrij om ook eigen taalkeuzes te maken. Binnen de geaccepteerde regels van het Nederlands, natuurlijk. Zet je citaten liever tussen enkele aanhalingstekens in de plaats van dubbele? Is er een specifiek woord dat je absoluut wil verbannen uit je bedrijfscommunicatie en heeft een synoniem je voorkeur? Of zijn Engelse termen in jouw bedrijf zo ingeburgerd dat ze niet cursief hoeven te staan? You do you. Doe vooral wat het best bij je bedrijf past. Maar opnieuw: wees consistent. Trek die taalafspraken door in álle communicatie en zorg ervoor dat ook je medewerkers op de hoogte zijn.
Definieer het gebruik van je logo en tagline
Ooit een mail van onze zinspelers ontvangen? Dan heb je daar hoogstwaarschijnlijk een portie ‘zinnige groeten’ bovenop gekregen. En ons logo in vol ornaat. Zwarte letters op een witte of transparante achtergrond. Da’s onze vaste huisstijl. Ons visitekaartje. Onze ‘hallo, dit zijn wij’. Of onze ‘hier zijn we weer’. Herkenbaar, vertrouwd en authentiek. Het gebruik van je logo, tagline en bedrijfsnaam – inclusief eventuele variaties – is een niet te missen punt in je stijlgids. Het zorgt ervoor dat alle bedrijfscommunicatie uniform verloopt, zonder uitzonderingen. Een consistent gebruik van je logo bij mailings en op je website zal trouwens sneller een belletje doen rinkelen bij potentiële klanten. Zo weten zij onmiddellijk dat ze aan het juiste adres zijn.
Nu we het toch over ‘het juiste adres’ hebben: voor al je vragen over de opstelling van een eigen stijlgids is het aan het Hasseltse Leopoldplein te doen (inclusief kop koffie met wat lekkers)! Onze zinspelers boetseren graag mee aan jouw tekstuele merkidentiteit. We zijn slechts een mailtje, telefoongesprek of kantoorbezoek van je verwijderd.
